Office 365

Office 365 – hvad kan jeg bruge det til?

Hvordan gavner det min virksomhed?

Svaret er ikke entydigt, men der er ingen tvivl om, at Office 365, eller O365 i daglig tale, er noget Microsoft satser ekstremt hårdt på. Så det er kommet for at blive.

Office 365 til virksomheder spænder meget bredt, og der findes i skrivende stund (august 2013), 8 forskellige versioner af O365. Det er efter min bedste overbevisning for mange, men som altid, fristes jeg til at sige, så har Microsoft svært ved at gøre tingene simple. Det vil jeg så forsøge at råde bod på i denne artikel.

(Update: December 2013 er antallet af Office 365 versioner nede på 7)

 

Små, mellemstore og store virksomheder

Office 365 kommer i forskellige versioner, til forskellige størrelser af virksomheder. Small business, midsize business og enterprise.
På nogle punkter giver denne inddeling mening i forhold til indholdet af de forskellige versioner af Office 365, man kan købe. På andre punkter gør det ikke. Skal jeg sætte det lidt på spidsen, så kunne man godt have nøjes med 4 versioner. Det havde været nemmere for virksomhederne at sætte sig ind i.

Nu er der desværre bare 8 forskellige versioner, og det er således ikke nok at kigge på hvor mange ansatte man har, og vælge Office 365 pakke alene ud fra den parameter.

 

Hosted Exchange

Mail i skyen, værtsbaseret email, kært barn har mange navne.
Du kender det fra Gmail. Det er præcis det samme. De mindste Office 365 versioner man kan købe, er udelukkede mail hosting i skyen.

Du får dit eget domæne koblet op hos Microsoft, og så bruger du webmail til at læse din mail igennem. Fuldstændig som Gmail og det gamle Hotmail.
Med andre ord, så får du en stabil og fleksibel mailløsning og du behøver ikke bekymre dig om mailservere og spamfiltre.

I august 2013 var der 3 forskellige hosted exchange løsninger som en del af O365. Det er nu reduceret til 2 versioner her i december 2013.

 

Nyeste officepakke

Tidligere kunne opgradering af virksomhedens Office pakke være en både dyr og krævende affære. Det er blevet noget nemmere i dag, hvor de fleste versioner af Office 365 altid indeholder den nyeste version af Office pakken. Du downloader og installerer den direkte fra O365. Så bliver det ikke ret meget nemmere.

Hvor du tidligere skulle købe licenserne til ret heftige priser, så betaler du nu blot pr. bruger pr. måned. Det er nemt at skalere, både op og ned, til klar fordel for dig og din virksomhed. Du skal ikke af med kæmpe udskrivninger hver gang du skal opdatere, og du behøver ikke betale for mere end du reelt set bruger.

Alle versioner af O365 indeholder desuden Office web apps, så du kan altid få adgang til dine dokumenter via din browser.

 

Udfordringerne med O365

Hvis man kigger under motorhjelmen på Office 365, så skylder jeg også at sige, at alting langt fra er perfekt.

For eksempel, så er administrator interfacet når man logger ind, ikke identisk fra version til version af Office 365. Det er ret irriterende, og dybest set ulogisk.

For de almindelige brugere af Office 365 er det fuldstændig ligegyldigt, men for dem som skal administrere det, så er der nogle udfordringer, hvor Microsoft ikke har tænkt sig om. Det ændrer dog ikke på, at det fungerer i hverdagen for dem, som skal bruge det.

 

Hvilken version skal jeg så vælge?

Spørgsmålet til en million. Hvilken version er den rigtige for mig?

Jeg ville ønske at der var en klart og endegyldigt svar på det spørgsmål, men det er der desværre ikke.
Det kræver at du får en klart overblik over, hvad du vil med Office 365, hvilke funktionaliteter skal du bruge og hvor meget vil du investere? Der er desværre ingen vej udenom at få kortlagt din brug af IT i hverdagen og ud fra det tage en kvalificeret beslutning.

Som nævnt, så er Office 365 noget Microsoft satser voldsomt hårdt på. De har set lyset i skyen, og det er klart den vej vinden blæser.
Jeg synes de første erfaringer med Office 365 er ganske gode, selvom der er nogle småting, som kunne være lavet bedre. Jeg er dog heller ikke i tvivl om, at om en håndfuld år, så er alle virksomheder, mere eller mindre, flyttet ud i skyen og bruger Office 365 eller noget tilsvarende. Så du kan lige så godt begynde at forholde dig til det med det samme. Det kommer – også til din virksomhed.